Einsatzplanung im Verkehrsbetrieb: Von Excel-Listen zum durchgängig digitalisierten Prozess

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Verkehrsbetrieb ersetzte die verteilte, überwiegend manuelle Einsatzplanung in seinem Bau- und Anlagenmanagement durch eine zentrale webbasierte Integrations-Plattform.
• Planer:innen koordinieren Aufgaben, Teams und Personalbedarfe abteilungsübergreifend nach einem gemeinsamen Prozess.
• Einheitliche Begriffe und strukturierte Daten ersetzen manuelle Abstimmungen und verteilte Excel-Listen.
• Änderungen an Planungsdaten bleiben nachvollziehbar. Gleichzeitig entsteht die Grundlage für eine automatisierte Leistungsverrechnung.

Jede Weiche, jeder Aufzug und jede technische Anlage eines Verkehrsbetriebs muss regelmäßig geprüft, gewartet oder instandgehalten werden. Die dafür notwendigen Tätigkeiten entstehen jedoch in unterschiedlichen Fachsystemen. Das umfasst auch die Schichtplanung und -einteilung der Mitarbeitenden.

Die Verbindung dazwischen mussten Planer:innen des Verkehrsbetriebs manuell herstellen:

• Welche Aufgaben sind zu erledigen?
• Wann sollen sie stattfinden?
• Welches Team und welcher Personalbedarf werden dafür eingeplant?

Evolit entwickelte für diesen Verkehrsbetrieb einen Einsatzplaner: eine Webplattform, die diese Informationen zusammenführt. Sie unterstützt die operative Planung und übergibt die fertigen Planungsergebnisse an das bestehende Personalbesetzungssystem.

Ausgangslage & Problemstellung: Viele Datenquellen, keine gemeinsame Planung

Ohne zentrale Planungsplattform mussten die Planer:innen Tätigkeiten aus verschiedenen Quellen manuell zusammenführen und festlegen, wann welche Aufgaben von welchem Team abgearbeitet werden. Das Ergebnis? Excel-Tabellen und viele lokale Listen. Hinzu kamen unterschiedliche Arbeitsweisen in den einzelnen Abteilungen. Selbst fachliche Begriffe waren je nach System oder Bereich nicht immer einheitlich definiert.

Das führte zu mehrfacher Datenpflege, zusätzlichen Abstimmungen und einer fragmentierten Datenbasis. Änderungen und frühere Planungsstände ließen sich nur eingeschränkt nachvollziehen. Auch für eine automatisierte Leistungsverrechnung fehlten durchgängig strukturierte Daten.

Eine Standardsoftware kam für diese Aufgabe nicht infrage: Die Lösung musste mehrere Bestandssysteme verbinden und zugleich die spezifischen Planungsprozesse des Verkehrsbetriebs abbilden.

Analyse & Herangehensweise: Anforderungen strukturieren, Begriffe vereinheitlichen

Die technische Integration war nur ein Teil der Aufgabe. Ebenso wichtig war es, die unterschiedlichen Arbeitsweisen der beteiligten Abteilungen in einem gemeinsamen fachlichen Modell abzubilden.

Evolit analysierte dafür gemeinsam mit dem Kunden die bestehenden Planungsprozesse und strukturierte die Anforderungen in konkreten Use Cases. Offene fachliche Fragen, Varianten und Sonderfälle wurden in Workshops mit den beteiligten Fachbereichen und dem IT-Betrieb geklärt. Die Ergebnisse flossen laufend in die weitere Konzeption und Umsetzung ein, ebenso wie das frühe Feedback der künftigen Nutzer:innen, die typische Arbeitsschritte an klickbaren Prototypen testeten.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Vereinheitlichung von Begriffen. Bezeichnungen, die in verschiedenen Abteilungen oder Systemen unterschiedlich verwendet wurden, erhielten eindeutige Definitionen und wurden in eine gemeinsame Daten- und Prozesslogik überführt.

Umsetzung & Lösung: Eine zentrale Drehscheibe zwischen den Fachsystemen

Der webbasierte Einsatzplaner verbindet alle Systeme miteinander: Von den bestehenden Fachsystemen mit der operativen Planung bis zu dem vorhandenen Personalbesetzungssystem.

Tätigkeiten aus unterschiedlichen Quellen werden zentral zusammengeführt. Planer:innen können daraus Arbeitsaufgaben bilden, Termine festlegen sowie Teams und Personalbedarfe zuordnen. Die fertige Planung wird anschließend an das bestehende System für die Personalbesetzung übergeben. Dort erfolgt die konkrete Einteilung der Mitarbeitenden.

Die Plattform ersetzt die Bestandssysteme dabei nicht. Sie verbindet deren Informationen zu einem durchgängigen Planungsprozess und lässt Planungsergebnisse wieder in die bestehende Systemlandschaft zurückfließen.

Da die Lösung in einem sensiblen Infrastrukturbereich eingesetzt wird, wurden Informationssicherheit, Zugriffsrechte und Nachvollziehbarkeit von Beginn an berücksichtigt. Änderungen an Planungsdaten werden ebenfalls protokolliert und historisiert.

Ergebnisse & Nutzen: Einheitliche Planung statt verteilter Listen

Dem Verkehrsbetrieb steht damit erstmals ein übergeordnetes System für die operative Einsatzplanung im Bau- und Anlagenmanagement zur Verfügung.

Ausblick: Konfigurierbar für neue Prozesse und Anforderungen

Anlagen, Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe von Verkehrsbetrieben verändern sich laufend.

Der Einsatzplaner wurde deshalb so konzipiert, dass viele fachliche Einstellungen über die Konfiguration verändert werden können. Dazu zählen unter anderem:

• Datenfelder und Eingabemasken
• Validierungsregeln
• Workflows
• Rollen und Berechtigungen
• Teile der Benutzeroberfläche

Fachliche oder organisatorische Änderungen lassen sich dadurch in vielen Fällen abbilden, ohne für jede Anpassung ein eigenes Entwicklungsprojekt starten zu müssen.

Das erleichtert die langfristige Wartung und ermöglicht es, die Plattform schrittweise an neue Anforderungen des Betriebs anzupassen.